Informationseffizienz mit LEAN Datenwertstrom

Im Artikel lernen Sie unseren Ansatz kennen, wie sie den klassischen LEAN Wertstrom um IT und Datenelemente erweitern können. Und wie sie dadurch nicht nur effiziente Prozesse, sondern auch effiziente Informationsgewinnung und Verarbeitung realisieren. Im Downloadbereich finden Sie zudem unsere Arbeitsunterlagen für die Datenwertstromanalyse.

Auf eine Darstellung der klassischen Wertstromanalyse verzichten wir. Sie finden eine sehr gute Übersicht zum Beispiel hier: https://www.sixsigmablackbelt.de/wertstromanalyse-value-stream-mapping/

Datenwertstrom als Quelle von Verschwendung und Effizienz

Durch die immer stärkere Digitalisierung unternehmerischer Prozesse ist neben dem physischen Warenfluss und Wertstrom durch die Fabrik ein neuer Wertstrom entstanden. Der Datenwertstrom ist oftmals historisch gewachsen und gezeichnet von verschiedenen Datensilos. Effizienz in der Verarbeitung und vor allem in der Informationserzeugung wird oftmals nur unsystematisch bearbeitet.

Dabei entstehen in diesem Datenwertstrom ähnliche Verschwendungen, wie Sie bereits aus dem physischen Warenfluss bekannt sind.

Verschwendung im Datenwertstrom

Wurde das in der Vergangenheit oftmals mit den Worten „Speicherplatz kostet ja nichts mehr“ abgetan, stehen Unternehmen mittlerweile vor sehr großen Herausforderungen. Wenn durch bildverarbeitende System täglich hunderte Gigabyte an Daten entstehen, über überlastete Netzwerke und bandbreitenbeschränkte Internetverbindungen geleitet und in Cloudsystemen verarbeitet werden, entstehen hohe Anforderungen an Leistung und Performance. Diese führen zu erhöhten administrativen Aufwänden und steigenden IT Kosten.

In der immer dynamischer und komplexer werdenden Welt sind korrekte und zeitnahe Informationen zudem geschäftskritisch, die Priorität des Datenwertstroms steigt.

Technologische und administrative Excellence in der IT ist eine der Antwortmöglichkeiten. Diese ist gerade für chronisch überlastete IT Abteilungen mit begrenztem Budget im Mittelstand jedoch kaum zu schaffen. Ein auf Effizienz und Verschwendungsfreiheit getrimmter Datenwertstrom die andere, welche zudem schnell und einfach realisiert werden kann, ohne die stark ausgelastete IT Abteilung zusätzlich zu belasten. Schaffen Sie Informationseffizienz durch die Datenwertstromanalyse

Ablauf der Datenwertstromanalyse

Führen Sie für den zu betrachtenden Prozess eine klassische Wertstromanalyse durch. Abweichend vom typischen Teilnehmerkreis integrieren Sie Kollegen*innen aus der IT Abteilung.

Wir treffen heute immer noch auf Unternehmen, in welchen die IT Kolleg*innen noch nie, oder nur sehr selten in der Produktion waren. Das gemeinsame Arbeiten stärkt das gegenseitige Verständnis und fördert die notwendige Zusammenarbeit, welche Digitalisierung von den Fachbereichen erfordert. Außerdem benötigen Sie die Kompetenzen, um den IST Zustand zu visualisieren und dann gemeinsam einen Zielzustand zu entwickeln.

Fragen Sie in jedem physischen Schritt die IT Systeme oder Dokumente ab, welche vom Beschäftigten genutzt werden, um sich über die anstehende Aufgabe zu informieren. Diese Systeme werden oberhalb des eigentlichen Wertstrom Prozessschrittes platziert.

Datenwertstrom Beispiele

Handelt es sich um einen prozessintegrierte Informationsquelle, nutzen Sie die Elemente, welche mit Halbkreis nach oben abgeschlossen sind. Platzieren Sie diese direkt an den Schritt. (Abb. 1) Prozessintegriert wäre zum Beispiel, wenn der Werker sich am MES anmeldet, dort den nächsten Auftrag annimmt und alle relevanten Auftragsinformationen im System zur Verfügung gestellt werden. Oder wenn ein Logistiker den nächsten Transport auf seinem Handterminal angezeigt bekommt.

Wird über eine Oberfläche auf unterschiedliche Systeme zugegriffen, stapeln Sie die Systeme. (Abb 2.)

Bei einer nicht prozessintegrierten Informationsquelle nutzen sie die viereckigen Elemente und platzieren Sie diese mit Abstand zum Prozessschritt. (Abb 3.) Typisch wäre zum Beispiel ein Zugriff auf einen Papierordner oder eine Excelunterlage. Jedes System, in welchem der Werker die relevanten Informationen über Artikelnummer, Auftragsnummer erst manuell suchen muss, ist ein nicht prozessintegriertes System.

Grauzone: Kann der Werker über einfaches Scannen eines Barcodes auf die relevanten Informationen zugreifen, sehen wir das als prozessintegriertes System an. Der Barcode verbindet dabei den Prozess mit den Informationen. Bei strenger Betrachtung ist es allerdings nicht prozessintegriert, da ein zusätzlicher Arbeitsschritt notwendig ist, um an die Informationen zu gelangen. Auch eine Maschinen- und Anlagensteuerung kann sowohl getrennt vom Prozess als auch integriert sein, je nachdem ob der Werker manuell an der Anlage zum Beispiel manuell Programme laden muss, oder alle Parameter automatisiert übergeben werden.

Am Ende des Prozesschrittes, werden die Systeme platziert, in welche der Werker Informationen einträgt oder eine sonstige Rückmeldung macht. Auch hier gilt wieder die obige Logik, nur dass nun als prozessintegrierte Systeme die Vorlagen mit dem unten liegenden Halbkreis genutzt wird. Ein System kann damit pro Prozessschritt sowohl oben als auch unten an einen Prozessschritt angelegt werden.

Visualisieren Sie den gesamten Prozess bis hierhin und dokumentieren Sie das Ergebnis. Eine bereits sehr gute Prozessintegration wäre ein einheitliches, prozessintegriertes System für Informationsgewinnung und Rückmeldung. Hier ist technisch nur wenig Potential vorhanden, weitere Optimierung muss prozessual oder durch weiter Datenbereitstellung erfolgen.

Hinweis: Auf eine Aufnahme technischer Infrastruktur (WLAN, Firewall, Switches,..) verzichten wir typischerweise bei der Aufnahme eines Datenwertstroms. Kommt es in einer laufenden Umgebung immer wieder zu Störungen kann eine Aufnahme allerdings sinnvoll sein, um strukturiert alle betroffenen Systeme zu überprüfen.

Informationswertschöpfung macht aus Daten Informationen

Erweitern Sie nun den bis hierhin entwickelten Datenwertstrom um weitere Systeme, welche in anderen Fachbereichen losgelöst vom physischen Wertstrom im Einsatz sind, um die Daten entweder zu generieren (Bsp.: ein APS System in der Fertigungssteuerung der Auftragsfeinplanung), oder um die Daten weiter zu verarbeiten (Bsp.: ein BI System für das Berichtswesen).

Ergänzen Sie dort nun die notwendigen Arbeitsschritte, um aus den Daten die Berichte und Informationen zu generieren.

Wir haben diese Elemente in Anlehnung an die Wertschöpfung „Informationswertschöpfung“ genannt.

Datenwertstrom LEAN gestalten

Gemeinsam mit Ihrem LEAN Experten können Sie nun mit den gleichen Mitteln wie im klassischen Wertstrom Verschwendung im Datenwertstrom erarbeiten, diese bewerten und ausgehend davon Veränderung im Prozess oder der Technologie konzipieren.

Die Dokumentation des Datenwertstroms ist in Folge natürlich auch sehr hilfreich wenn Produktionsprozesse verändert werden, da sofort alle betroffenen IT Systeme und Verarbeitungsschritte bekannt sind und die IT Kolleg*innen frühzeitig hinzugezogen werden können und nicht erst, wenn nach der Umstellung etwas nicht mehr funktioniert und dieser Fehler als Feuerwehreinsatz gelöst werden muss.

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Für alle, welche gerne ohne Berater aktiv werden möchten: Als Newsletter – Abonnent erhalten Sie hier Zugriff auf unsere Arbeitsunterlagen zur Datenwertstrom Analyse.

Gerne diskutieren wir mit Ihnen wie Sie den Datenwertstrom in Ihrem Unternehmen einsetzen können, um Ihre Ende-zu-Ende Prozesse vom Kunden über die Planung und Steuerung bis in die Beschaffung zu beschleunigen und zu verschlanken. Und wie Sie mit Hilfe des Integralen Kompetenzmodells die Hindernisse dieser Veränderung gezielt bearbeiten können. So viel sei verraten – die Technik ist nicht die Herausforderung. Wir freuen uns auf das Gespräch.

Photo by Adam Jang on Unsplash

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